フリーランサーの長期休暇、クライアントと上手にメール連絡する方法
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フリーランサーの長期休暇、クライアントと上手にメール連絡する方法

夏休みシーズン到来。私は旅行が趣味ですが、国内だと1週間、海外だと1か月の旅行にふらっと行きます。今年は秋に1週間旅行に行くことにしました。

WEB系のフリーランサーは、基本的にPCとインターネットがあればどこでも仕事が出来ますが、私の場合は旅行中にはPCは持参しません。壊れたり盗まれたりする不安がどうしてもあります。

(旅行中に仕事のことを考えたくないというのもありますが・・・)

長期間PCを触れられないとなると、WEB系の仕事の場合はまず何も出来ません。

私の場合、最新型のiPod Touchは持参して、Wifiでメールチェックだけは行います(スマホは持ってません)。

そんなわけで、オフシーズンに休みを取るフリーランサーの筆者が、取引先の人にも迷惑をかけないように工夫しているメールのコツをご紹介。

1. 進行中のクライアント様には予め連絡

予め、いつものメールの最後のほうで、休みの期間を連絡してしまいます。

例:お休みをお知らせするメール

【お知らせ】○月○日から○月○日まで、お休みを頂きます。その間に頂いたご連絡事項は○月○日以降に順次返信させて頂きます。

「お休み」と言わずに「長期出張」とする場合もありますが・・・w

決まった期間中に連絡が出来ない(もしくは遅れる)ことを先方に伝えておけば、「なんで連絡ないんだよ!」と不快にさせてしまう可能性を少なく出来ます。

普通の企業でもそうですよね。「○月○日~○月○日までは夏季休暇を頂きます」と、きちんと宣言してお休みを取っていますし。

2. 旅行中に突発メールが来た場合の対処方法

旅行先でWifiを使ってメールチェックをすると、仕事の依頼や確認事項などが来ている場合があります。

長い間メールをしていないクライアント様や、新規でお問い合わせを頂く場合、予めこちらの休暇状況を把握して頂いていません。

その場合は、旅行中でも返信します。が、上手い具合に言い回しを工夫します。

例:旅行中に返信するメール

  • 承知致しました。恐れ入りますが、確認に1週間程度お時間を頂けますでしょうか?
  • 畏まりました。○月○日までには内容を精査して、改めて連絡させて頂きます。
  • 現在案件が集中しておりまして、○月○日以降で宜しければ、お受けすることが可能でございます。(依頼を受ける場合)
  • 現在案件が集中しておりまして、ご希望の期日までに納品することが難しい状況です。(断る場合)

もちろん「旅行中」とは一切言いません。しかも旅行中は色々な意味で「案件が集中」しているのも事実であります。断る場合は、先方のためにも素早い返信が必要です。

確認をお待ち頂く場合には、1週間程度であれば「大丈夫です!」「了解しました!」と言って頂けることが多いですね。仕事の内容にも寄るかもしれませんが。

3. 仕事再開時のフォロー

仕事再開の際には、お問い合わせを頂いた先方に返信する際は「大変お待たせ致しました、○○の確認を完了しました」と、お待ち頂いたことにさりげなく謝意を伝えます。

逆に「お待たせして申し訳ございませんでした」と謝るのは、どうもマイナスイメージを感じさせてしまう感じがして、私は避けていますね。

お待ち頂いたことへの感謝を伝えるほうが、ずっと前向きで温かい感じがします。

まとめ:先方を不快にさせないことが大前提

WEB系フリーランサーはメールでのやりとりがメインとなるため、メールの書き方には非常に気を使います。先方を不快にさせないことが大前提です。

ECサイトを運営していた頃、大手ECモールのセミナーで「メールは文面よりもずっと冷たい印象を与える。これ以上ない位丁寧すぎる程度が一番良い」ということを学びました。

社会人としての分別を忘れず、旅行中のやり取りもサクっとこなせるようになりたいものです!

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