会計ソフト代わりにExcel帳簿を8年使って感じる、メリットとデメリット

2012年に個人事業主として起業して以来、私はずっと青色申告の会計をExcelで行っています。

2020年2月の確定申告も、Excelで作った帳簿を元に無事に終了。

会計ソフトはクラウドも含めて色々ありますが、クラウド会計だけが選択肢ではありません。Excelもありです。

今回は、私が8年間使っているExcel帳簿や工夫を紹介したいと思います。

使っているExcel帳簿はこちら

開業以来、私が使っているExcel帳簿はこれ。

個人事業の経理

私が購入したのは2011年で、数年おきに改訂版が出版されています。

公認会計士・税理士の先生が書かれている本で、私も近くの税理士の方に見て頂いたことがありますが、問題ありませんでした。

工業簿記などでは難しいと思いますが、フリーランスや小規模な小売りでしたらこれで十分です。

Excel帳簿のメリット

私が感じる、Excel帳簿のメリットはざっくりと2つ。

  • お金がかからない
  • 複式簿記(簿記3級程度)の勉強になる

やはり、お金がかからないことが、最大のメリット

freeeやマネーフォーワードなどのクラウド会計ソフトの場合、年額1万円程度がかかります。

サービス年額
freee11,760円~
マネーフォーワード クラウド確定申告11,760円~
2020年5月1日現在 最安値プラン年払いの場合(税別)

月1,000円程度の負担なので、自分の労働コストや帳簿付けの学習コストを考えれば安いとは思います。

しかし、「塵も積もれば山」。私はかれこれ8年間エクセル帳簿なので、8万円以上は節約していることにw

学習コストをメリットとみるかどうか

Excel帳簿の場合、クラウド会計と違い、複式簿記を自分ですることになるので、自然と簿記3級程度の帳簿付けを学ぶことになります。

クラウド会計の場合は、1回入力すれば二つの帳簿に自動で数字が入るが、Excel帳簿の場合は二つの帳簿に2回同じ数字を記帳する

簿記3級を「社会人としての最低限の教養」と思える方にはいいですが、「そんなのは時間の無駄!」と思う方にはメリットとは言えませんね。

Excel帳簿のデメリット

  • 転記ミスが起こる場合がある
  • お金をかけないことで起こる全ての煩雑な作業(プリント時の見た目調整等)
  • 銀行口座から自動で反映などの高度な機能はない

お金がかからない分、クラウド会計のような「AIが自動で科目判定」「レシートを撮影して自動入力」といった、便利な機能はありません。

更に、複式簿記という特性上、2つの関連する帳簿に同じ数字を入力する必要があるため、数字の入力違い(例:773を733としてしまう)が起きる可能性があります

入力ミスを放置したまま確定申告に時期を迎え、最後に「数字が合わない!」と焦ったのは、最初の1~2年。

現在は以下↓のように工夫して、転記ミスを防ぐようにしてます。

私が行っているExcel帳簿の工夫

エクセル帳簿の最大の難点、それは転記ミス

転記ミスを防ぐため、私はこの本「個人事業の経理」のExcel帳簿をそのまま使うのではなく、少し改造。

具体的には、「決算準備表」内のシート「貸借対照表」の合計数字の【資産の部】と【負債・資本の部】の誤差が常にゼロになっているように記帳後に毎回確認することです。

貸借対照表
「貸借対照表」はこういうやつ。合計の数字が一致する必要がある

常に↑の合計の数字がゼロになっていることを確認するため、数字は各帳簿の数字をセル参照して自動で入力されるようにしています。

日々の経費や銀行の帳簿の入力後、必ずこの貸借対照表の合計の数字を確認するようにしています。

こうすることにより、転記ミスが起きても遡りやすくなりました

もちろん、帳簿付けを溜めずにこまめに入力していくことも大事です。

まとめ:これからもExcelを使おうと思う

慣れるまでには2年程度かかりましたが、今ではすっかりExcel帳簿に慣れてしまい、クラウド会計にお金をかける気は全くありません。

青色申告も何回かするとコツがわかってくるので、本の通りにとりあえずやっていれば問題なく出来ます。

「お金をかけたくない!」「多少時間がかかっても勉強しながらやってみる」という気概のある方は、Excel帳簿にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。