会計ソフト代わりにExcel帳簿を9年使って感じる、メリットとデメリット

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2012年に個人事業主として起業して以来、私はずっと青色申告の会計をExcelで行っています。

2021年2月の確定申告も、Excelで作った帳簿を元に無事に終了させました。

会計ソフトはクラウドも含めて色々ありますが、クラウド会計だけが選択肢ではありません。Excelもありです。

今回は、私が8年間使っているExcel帳簿や工夫を紹介したいと思います。

使っているExcel帳簿はこちら

開業以来、私が使っているExcel帳簿はこれ。

私が購入したのは2011年で、数年おきに改訂版が出版されています。

公認会計士・税理士の先生が書かれている本で、私も近くの税理士の方に見て頂いたことがありますが、問題ありませんでした。

工業簿記などでは難しいと思いますが、フリーランスや小規模な小売りでしたらこれで十分です。

Excel帳簿のメリット

私が感じる、Excel帳簿のメリットはざっくりと2つ。

やはり、お金がかからないことが、最大のメリット。

freeeやマネーフォーワードなどのクラウド会計ソフトの場合、年額1万円程度がかかります。

サービス	年額
freee	12,936円 ~
マネーフォーワード クラウド確定申告	12,936円 ~

2023年1月31日現在 個人事業主用プラン年払いの場合（税込み）

月1,000円程度の負担なので、自分の労働コストや帳簿付けの学習コストを考えれば安いとは思います。

学習コストをメリットとみるかどうか

Excel帳簿の場合、クラウド会計と違い、複式簿記を自分でするため、自然と簿記3級程度の帳簿付けを学ぶことになります。

クラウド会計の場合は、1回入力すれば2つの帳簿に自動で数字が入るが、Excel帳簿の場合は2つの帳簿に2回同じ数字を記帳します。

簿記3級を「社会人としての最低限の教養」と思える方にはいいですが、「そんなのは時間のムダ！」と思う方にはメリットとは言えませんね。

Excel帳簿のデメリット

お金がかからない分、クラウド会計のような「AIが自動で科目判定」「レシートを撮影して自動入力」といった、便利な機能はありません。

マネーフォーワードなどでは「請求書の郵送」という便利な機能（有料）もありますが、これもExcel帳簿では手作業になります。

さらに、複式簿記という特性上、2つの関連する帳簿に同じ数字を入力する必要があるため、数字の入力違い（例：773を733としてしまう）が起きる可能性があります。

入力ミスを放置したまま確定申告に時期を迎え、最後に「数字が合わない！」と焦ったのは、最初の1～2年。

現在は以下↓のように工夫して、転記ミスを防ぐようにしてます。

私が行っているExcel帳簿の工夫

エクセル帳簿の最大の難点、それは転記ミス。

転記ミスを防ぐため、私はこの本「個人事業の経理」のExcel帳簿をそのまま使うのではなく、少し改造。

具体的には、「決算準備表」内のシート「貸借対照表」の合計数字の【資産の部】と【負債・資本の部】の誤差が常にゼロになっているように記帳後に毎回確認することです。

常に↑の合計の数字がゼロになっていることを確認するため、数字は各帳簿の数字をセル参照して自動で入力されるようにしています。

日々の経費や銀行の帳簿の入力後、必ずこの貸借対照表の合計の数字を確認するようにしています。

こうすることにより、転記ミスが起きても遡りやすくなりました。

もちろん、帳簿付けを溜めずにこまめに入力していくことも大事です。

まとめ：これからもExcelを使おうと思う

慣れるまでには2年程度かかりましたが、今ではすっかりExcel帳簿に慣れてしまい、クラウド会計にお金をかける気はまったくありません。

青色申告も何回かするとコツがわかってくるので、本の通りにとりあえずやっていれば問題なくできます。

「お金をかけたくない！」「多少時間がかかっても勉強しながらやってみる」という気概のある方は、Excel帳簿にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。